GESTIÓN DOCUMENTAL

SISTEMAS DE GESTIÓN MULTIMEDIA

Una de las problemáticas con las que se encuentran las organizaciones es la de racionalizar los archivos de información. Existen soportes físicos diversos (papel, planos, microfilm, radiografías...), medios electrónicos (archivos informáticos, fax, correos, sonido, video ...), tratamiento de listados y formularios (albaranes, facturas, cheques...) que generan problemas de espacio físico, falta de seguridad, difícil acceso  a la información dificultando la capacidad de gestión.

Actualmente los Sistemas de Gestión Documental permiten el tratamiento de la información, tanto en soporte físico mediante su digitalización como en el caso de medios electrónicos conservando su formato original, permitiendo de forma automática el almacenamiento, la recuperación y la reproducción de todos los documentos e información existente en una organización.

El objetivo de estos sistemas es la mejora de los procesos de gestión, a continuación reseñamos algunos tipos de documentos que utilizamos a diario (escrituras, contratos, recortes de prensa, reclamaciones, seguros, pedidos, albaranes, facturas, recibos, bancos, impuestos, contratos, nóminas, seguros sociales, partes alta-baja...).

DIGITALIZACIÓN

Cuando un documento se encuentra deteriorado, o se consulta frecuentemente, se recomienda su digitalización. Mediante escáner, a partir del documento generalmente en soporte de papel, se genera una imagen del mismo en formato digital que nos permite su consulta y visualización en equipos informáticos. Esta técnica se utiliza cuando se desea publicar documentos en Internet.

WORKFLOW

Muchos departamentos administrativos se encuentran sobredimensionados y con complicados canales de distribución de la información impidiendo que esta se encuentre en el lugar preciso en el momento oportuno.

Un sistema de workflow permite analizar los procesos existentes en una organización y diseñar un circuito de trabajo en el orden en que se producen las distintas tareas a realizar, así como las personas o grupos encargados de su ejecución. Se identifican y resuelven los posibles embotellamientos que se produzcan para agilizar la gestión.

Cuando se arranca un proceso se controla que se vayan ejecutando cada una de las tareas hasta el final de su tramitación, cada usuario pueden ver las tareas que tiene pendientes y aquellas que según se vayan finalizando se dirigirán al siguiente responsable.

Una aplicación inmediata de este sistema es el seguimiento de expedientes administrativos.



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